○豊浦町文書管理規則

平成17年4月1日

規則第9号

注 平成27年5月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受及び配布(第13条―第19条)

第3章 文書の作成等(第20条―第36条)

第4章 文書の発送(第37条―第45条)

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則(第46条―第50条)

第2節 文書等の引継ぎ等(第51条)

第3節 文書等の保存期間(第52条・第53条)

第4節 文書等の利用(第54条―第56条)

第5節 文書等の廃棄(第57条―第59条)

第6章 秘密文書の処理(第60条―第65条)

第7章 補則(第66条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務及び豊浦町情報公開条例(平成15年条例第3号。以下「情報公開条例」という。)の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、第15号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(3) 課等 豊浦町課設置条例第1条に規定する課及び室をいう。

(4) 課長 課等の長をいう。

(5) 文書主管課 文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)をつかさどる総務課をいう。

(6) 特殊文書 書留、金券文書等の重要文書をいう。

(7) 普通文書 前号に掲げる特殊文書以外の文書をいう。

(8) 収受文書 第2章の規定により収受の処理をした電子文書又は文書をいう。

(9) 起案文書 事案の意思決定のための原案を記載した電子文書又は文書をいう。

(10) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため、第34条の規定により回付する電子文書又は文書で、意思決定を伴わないものをいう。

(11) 決裁権者 町長及び町長から決裁権限の配分を受けた者をいう。

(12) 回議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(13) 法令審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(14) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。

(15) 文書管理システム 文書事務を行うための電子情報処理組織をいう。

(16) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次の各号に該当するものをいう。

 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平27規則7・一部改正)

(電磁的記録による管理の原則)

第3条 町の保有する文書については、文書管理システムを整備し、電磁的記録媒体に記録し、管理を行うことを原則とする。

(事案の決裁の方式)

第4条 事案の決裁は、起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決裁方式」という。)又は決裁権者が署名し、若しくは押印する方式(以下「押印決裁方式」という。)により行うものとする。

2 前項の場合において、電子決裁方式により決裁する事案は、文書主管課長が別に定める。

3 前2項の規定にかかわらず、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、当該決裁後にこの規則に規定する決裁の手続を行わなければならない。

(文書取扱いの原則及び個人情報の保護)

第5条 文書は、事務が効率的に処理されるよう、全て正確かつ迅速に取扱い、常に整備しておくものとする。

2 文書は、情報の公開等に伴い、町民利用に役立つように適切に管理しなければならない。

(平27規則7・全改)

(総括文書管理者、総括文書管理担当者、文書管理者及び文書管理担当者の任免)

第6条 文書主管課に総括文書管理者及び総括文書管理担当者を置く。

2 課等に文書管理者及び文書管理担当者を置く。ただし、総括文書管理者が文書管理者及び文書管理担当者を置く必要がないと認める課等については、この限りでない。

3 総括文書管理者は文書主管課長を、文書管理者は課長をもって充てる。

4 総括文書管理担当者は総務課長が、文書管理担当者は課長が任免する。

(総括文書管理者、総括文書管理担当者の職務)

第7条 総括文書管理者は、長部局又は全庁の文書管理を総括する。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関する指針を示すこと。

(3) 書庫に保存されている文書の持出し及び貸出しに関すること。

(4) 文書事務の指導、改善、研修等の実施に関すること。

(5) 文書等の管理に関する例規等の整備に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

3 総括文書管理担当者は、総括文書管理者を補佐するものとする。

(平27規則7・一部改正)

(文書管理者及び文書管理担当者の職務)

第8条 文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、各課等における次に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書等の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4) 未完結文書の追求に関すること。

(5) 歴史的資料担当(以下「歴史資料窓口」という。)への文書の引継ぎに関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

(平27規則7・一部改正)

(電子文書取扱者)

第9条 文書主管課長は、前3条の規定にかかわらず、電子文書の取扱い事務に従事する電子文書取扱者を別に指定することができる。

2 電子文書取扱者は、総括文書管理者及び文書管理者の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

(平27規則7・一部改正)

(文書管理者会議)

第10条 総括文書管理者は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書管理者及び文書管理担当者との合同で文書管理者会議を招集することができる。

(平27規則7・一部改正)

(文書管理帳票)

第11条 文書等の管理に関する帳票は、次のとおりとする。

(1) 文書主管課に備える帳票等

 特殊文書配布簿

(ア) 金券交付簿(様式第1号)

(イ) 書留文書配布簿(様式第2号)

(ウ) 特殊文書配布簿(様式第3号)

 公示管理簿

(ア) 条例原簿

(イ) 規則原簿

(ウ) 規程原簿

(エ) 訓令原簿

(オ) 訓原簿

(カ) 内訓原簿

(キ) 告示原簿

(ク) 告諭原簿

(ケ) 達原簿

 指令原簿

(2) 課等に備える帳票等

 収受簿

 文書管理簿

 事務連絡簿

 特例文書管理簿

2 前項に定める文書管理帳票等のうち、特殊文書配布簿以外は、第3条に規定する電磁的記録媒体に記録し、管理する。

(文書記号及び文書番号)

第12条 文書には、次に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示、訓令及び要綱には、「豊浦町」の文字を冠し、公示管理原簿により、一連番号を付けるものとする。この場合において、それぞれの文書番号は、毎年1月1日から起こし、12月31日に止めるものとする。

(2) 前号以外の文書(簡易な文書を除く。)には、課等の長が総括文書管理者と協議して定めた担当係等を表す記号を付し、収受簿及び文書管理簿により番号を付けるものとする。この場合において、文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止めるものとする。

(3) 前号の場合において、同一の件名で年間を通して多量に処理する文書については、同一の文書番号の枝番を用いることができる。

(4) 前2号の規定にかかわらず、「事務連絡」と表示して文書を発送したいときは、事務連絡簿に登録することにより文書番号を省略することができる。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した文書の取扱い)

第13条 本庁に到達した文書(課等に直接到達した文書を除く。)は、総括文書管理担当者が受領するものとする。ただし、郵便料金の未納又は不足のものについては、官公署から発せられたものその他総括文書管理者が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

2 総括文書管理担当者は、前項の規定により受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

 

文書の種別

処理方法

1

普通文書

長、副町長又は町あての文書(親展(秘)文書を除く。)

ア 開封する。

イ 文書の余白に収受の日付印(様式第4号。以下「収受印」という。)を押して、課等の文書管理担当者に配布する。

ウ 開封した際に、現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として第3号の手続きを行う。

2

長、副町長又は町あての文書以外の文書

課等の文書管理担当者に配布する。

3

特殊文書

書留扱い(現金書留を含む。)文書

書留文書配布簿又は金券交付簿に当該文書に係る所要事項を記載の上、課等の文書管理担当者に配布し、受領印を徴する。

4

異議申出その他権利の得喪に関する文書

ア 到達日時を封筒に明記し、押印する。

イ 特殊文書配布簿に当該文書に係る所要事項を記載の上、課等の文書管理担当者に配布し、受領印を徴する。

3 総括文書管理担当者は、受領した文書を当日中に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは,課等に配布する前に町長又は副町長の閲覧を受けるものとする。

4 2以上の課等に関連する文書は、総括文書管理担当者が最も関係の深い課等に配布する。

(平27規則7・一部改正)

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第14条 執務時間外に到着した文書は、電報速達文書その他急を要すると認められるものを除くほか、警備委託業者において保管し、次の登庁時後直ちに(後直に引継ぐものは後直に)文書主管課に引継がなければならない。

(主務課に直接到達した文書の取扱い)

第15条 主務課に直接到達した文書は、文書管理担当者が受領するものとする。ただし、窓口において処理する申告書、届出書、願書、申請書等については、事務担当者が受領するものとする。

(主務課における文書の取扱い)

第16条 文書管理担当者は、主務課に到達した文書(文書主管課で開封した文書を除く。)を開封の上、当該文書の余白に収受印を押印し、課長及び係員の事前閲覧に供する。

2 閲覧を終えた課長は、文書を主務係長に配布する。

3 配布を受けた係長は、事務分担に応じて、係員のうちから事務担当者を決定し、文書を配布する。この場合、決定した事務分担について上司に報告しなければならない。

4 主務課で開封した文書のうち、内容が担当する事務に属しないと認めるときは、理由を示して総括文書管理担当者に返付するものとする。

5 主務課に到達した文書は、次の表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書等の種別

処理方法

1

第23条第1項で定める特例起案用紙を用い処理する文書

事務担当者は、収受簿への登録を省略し、押印された収受印に省略した旨を表示する。

2

第22条第5項で定める保存期間1年以下の文書で収受文書の余白を利用して処理する文書

事務担当者は、収受簿への登録を省略し、押印された収受印に省略した旨を表示する。

3

文書管理システム上の電子庁内施行により到達した文書

事務担当者は、文書管理システム上の収受文書一覧から、自らが担当する文書について確認し、収受簿に登録する。

4

前各号以外の文書

ア 事務担当者は、収受文書に基づき、収受簿に登録する。

イ 収受印に、文書番号を記入する。

6 文書管理担当者は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書(文書主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 文書の余白に到達日時を明記して文書管理担当者の確認印を押す。

(2) 現金又は金券が添付されている文書(文書主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数)を記載し、文書管理担当者の確認印を押す。

(平27規則7・一部改正)

(ファクシミリにより到達した文書の収受)

第17条 次に掲げる文書は、ファクシミリを利用して収受することができる。

(1) 町に対する文書で、総括文書管理者が特に承認したもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、総括文書管理者が別に定めるもの

2 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

3 ファクシミリヘの着信の確認は、定時に行うものとする。

(電子メールにより到達した文書の収受)

第18条 次に掲げる文書は、電子メールを利用して収受することができる。

(1) 町に対する文書で、総括文書管理者が特に承認したもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、総括文書管理者が別に定めるもの

2 前項の場合において、収受処理を行うことのできる電子メール装置のアドレスは、総括文書管理者が定めるものとする。

3 前2項の場合において収受する電子メール装置への着信の確認は、事務担当者が行うものとする。

4 前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容を確認した結果、着信した文書が、第1項及び第2項の手続に係る内容と認めがたいときは、送信元に受信しない旨を連絡するものとする。

5 前項の処理において、着信した第1項及び第2項の手続に係る内容は、速やかに電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書等の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

6 電磁的記録媒体に記録した文書は、到達した文書として保管し、その写しを文書管理システムに添付し、第16条第5項第5号の規定により、収受の処理を行うものとする。

(親展文書)

第19条 町長又は副町長あての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書が町長又は副町長の閲覧後に引き渡されたときは、総括文書管理担当者は、第13条の規定の例により処理するものとする。

第3章 文書の作成等

(文書処理の原則)

第20条 文書は即日処理に着手し、速やかに、これを処理するものとする。ただし、即日処理し難いものは、あらかじめ事由を付し上司の承認を受けなければならない。

2 重要又は異例に属する文書は、その処理についてあらかじめ上司の指揮を受けなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第21条 口頭又は電話で事件を聴取する場合は、親切に聴取の上、その要領を記録し、直ちに処理しなければならない。ただし、軽易なものは記録を省略することができる。

(起案)

第22条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。

2 起案は、次条に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案用紙(様式第5号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

4 公文例及び用字例は、「北海道公用文例」による。

5 第2項及び第3項の規定にかかわらず、収受文書に基づいて起案をする場合で、保存期間が1年以下のもののうち、総括文書管理者が認めた文書について、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して、決裁押印欄を設け、伺い文を記載することにより、起案を行うことができる。

6 起案文書には、簡明な件名を標記し、必要あるものは、文書の余白に起案の理由、準拠法令その他参考となることを記載しなければならない。

7 起案文書は、最初に収受又は発送したものを下とし、これに関連して処理したものを順次その上に添付し、事件の経過をわかりやすいようにしなければならない。

8 起案文書には、事案の性質により、「親展」、「秘」、「至急」、「書留」等の注意事項と「秘密」、「町史資料」等の取扱方法を文書の施行・取扱上の注意事項欄に表示するものとする。

(特例起案用紙)

第23条 申告書、届出書、願書、申請書等定例的に取り扱う事案に係る起案で、規則、訓令等に定めのあるものについては、起案用紙によらず、異なる用紙(以下「特例起案用紙」という。)を用いて行うことができる。

2 特例起案用紙は、主務課において、事務担当者が文書管理者の承認を得て定めるものとする。

3 前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

(決裁文書の区別)

第24条 町長の決裁を受ける文書、副町長の専決に属する文書又は課長の専決に属する文書は、それぞれ区分して起案用紙に表示しなければならない。

(文書の発信者名)

第25条 決裁された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、町長名を用いるものとする。ただし、軽易なものは役場名を用いることができる。

2 前項に規定する場合において、庁内文書等の発信者は、その事案の軽重により課長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般照復文書、庁内文書等の発信者は、係名を用いることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、町名、課名等を用いることができる。

4 第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第26条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(決裁関与の方式)

第27条 事案の決裁に当たり、回議、審査又は合議(以下「決裁関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決裁関与をする者(以下「決裁関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して行うものとする。

2 起案文書は、必要な決裁関与その他の事案決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

(審査)

第28条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副町長の決裁を受ける前に総務課法令担当の合議を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示その他例規等の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 第11条第1項第1号に定める帳票等を用いる場合

(4) 前3号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

2 起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に各課等の文書を主管する係長の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決裁がなされるよう別に長が定める基準により、実施するものとする。

4 前項の規定による審査の結果、修正を要するものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

(平27規則7・一部改正)

(回付)

第29条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。

2 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

3 前2項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、持ち回りによるものとする。

(起案文書の回付に係る回議)

第30条 起案文書は、起案者から直属の上司を経て、決裁権者に回議しなければならない。

2 回議を行う者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決裁案について異議があるときは、単に意見を付す場合を除き、修正の内容を指示し、起案者に回付するものとする。

(起案文書の回付に係る合議)

第31条 起案文書の内容が同一課内の他の係又は他の課が担当する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課等の長に合議しなければならない。

2 前項の規定による合議は、下位の者から行い、少なくとも合議先の職位に相当する職位の回議が終了してから行うものとする。

(同意又は不同意の決定)

第32条 前条の規定により合議を受けた関係課等の長は、速やかに同意又は不同意を決定しなければならない。

2 調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3 前項の場合に関係の課係がその意見を異にするときは、なるべく面議するものとし、なお意見が一致しないときは上司の指揮を受けなければならない。

4 前項本文の規定により意見を付せられた文書は、課長以下の決裁事項であっても、課長の指示により決裁区分を変更して町長の決裁を受けなければならない。

(文書の再回付)

第33条 起案者は、回付中の起案文書の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったとき、又は起案文書を廃することとなったときは、その旨を既に決裁関与を終了した決裁関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

(供覧)

第34条 供覧文書は、電子回付方式又は供覧用紙による書面回付方式により回付するものとする。

2 前項の規定に関わらず、電子回付方式又は供覧用紙による書面回付方式になじまないものについては、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。この場合において、供覧内容を文書管理システムに簡易登録することができる。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理できるものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

4 第27条第2項の規定は、第1項の場合について準用する。

(文書の保管)

第35条 未結文書又は完結文書は各係ごとにそれぞれ未結文書箱又は完結文書箱に収めて、保管しなければならない。

2 町議会及び委員会に提出する議案並びに条例・規則・規程の起案は総務課庶務係に引継がなければならない。

(決裁年月日)

第36条 起案者は、決裁された起案文書の内容を確認し、速やかに、決裁年月日を記録するものとする。この場合において、書面起案方式により起案したときは、起案用紙についても当該年月日を記載する。

第4章 文書の発送

(浄書及び照合)

第37条 決裁された事案を施行する場合においては、文書管理システムを用いて浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

2 第22条第5項の規定により、付せんを用い、又は当該収受文書の余白を利用して決裁された事案を施行する場合においては、文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

(平27規則7・一部改正)

(公印)

第38条 前条の規定による浄書を終了した施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)には、豊浦町公印規則(昭和54年豊浦町規則第6号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書又は補助文書と割印するものとする。ただし、庁内文書及び軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。

第39条 削除

(平27規則7)

(庁外文書の発送)

第40条 施行文書の発送は、郵送、使送、集配等に区分して行うものとする。

2 第60条の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3 事務担当者は、発送する発意に基づく発議文書に、第12条第2号及び第3号に定める文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、「(事務連絡)」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4 事務担当者は、郵送を必要とする文書をとりまとめ、発送するものとする。この場合において、納税通知書、督促状等一時に大量に発送を必要とするときは、総括文書管理担当者の許可を得るものとする。

5 発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を登録するものとする。この場合において、書面起案方式により起案したときは、起案用紙についても当該年月日を記載する。

(庁内文書の発送)

第41条 庁内文書の施行は、文書管理システム上の電子庁内施行により施行する。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システム上の電子庁内施行により難いときは、発送文書を出力装置により紙に記録し、文書棚を利用した集配により発送する。

(ファクシミリによる文書の発送)

第42条 ファクシミリを利用して文書を施行するときは、通信回線に接続した、総括文書管理者が指定するファクシミリ装置を用い、備え付けのファクシミリ発信簿に必要事項を記載し、発信しなければならない。

2 緊急に施行する必要のある文書を発信する場合は、事前に受信者にその旨を連絡しなければならない。

第43条 削除

(平27規則7)

(電子メールによる文書の発送)

第44条 電子メールを利用することができる施行文書は、公印の押印を省略できる文書とする。

2 前項の施行文書の相手方は、豊浦町の機関、電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

3 電子メールを利用する施行文書は、総括文書管理者が別に定める方法により送信しなければならない。

4 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

5 前各項の規定により施行する文書は、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

(平27規則7・一部改正)

(文書の完結表示)

第45条 施行後又は閲覧後完結する文書は、起案の際にその旨欄外に表示しなければならない。

第5章 文書等の整理及び保存

第1節 通則

(分類の基準及び文書分類)

第46条 文書管理者は、文書等の整理に当たっては、第52条第1項及び第2項の規定により定める保存期間等に応じた分類の基準によるものとし、第3条に規定する電磁的記録媒体に記録し、管理する。

(文書等の整理)

第47条 文書は事件完結までを一括とし完結の順序により暦年(会計に属する文書は会計年度)毎に主務係において類目保存年限により、索引を付して編さんし「表紙」「背表紙」を付さなければならない。ただし、例規統計類その他必要あるものは暦年によらず数年を通じて編さんすることができる。

2 文書中1事件が数年に亘るものは終年の年に他の事件に関連あるものはその事件の主なものに編さんしなければならない。

(事務室内における保管)

第48条 文書等の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

2 文書等の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3 文書管理者は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

4 文書管理担当者は、その所属する課等の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課等の文書管理担当者と協議して、当該他の課等と共同の用具に文書等を保管することができる。

(文書等の常用)

第49条 文書管理担当者は、その所属する課等で「常用文書」及び「差替文書」の指定をすることができる。

2 前項の規定による指定があったときは、文書管理担当者は、その指定があった文書等に「常用文書」及び「差替文書」である旨の表示をするものとする。

(移換え等)

第50条 使用を終了した文書等は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度においては、利用しやすい場所に保管し、その翌会計年度においては場所の移換えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。

2 常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保管している時点の会計年度の文書等と併せて保管するものとする。

3 会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項に規定する移換えを行わないものとする。

第2節 文書等の引継ぎ等

(文書の置換え)

第51条 事務室内において保管期間が終了した文書について、毎年設けられる文書整理期間に、書庫等への文書の置換えを行う。

2 文書の置換えは、次に示す方法により行うものとする。

(1) 各課の文書管理担当者は、保存書庫へ置換えるべき文書ファイルをとりまとめた引継予定リストを文書管理システムから出力する。

(2) 文書管理担当者は、引継予定リストを参照し、課内の置換え作業を指揮し、課員は担当する文書ファイルを中心に置換え作業を実施する。

(3) 作業終了後、引継予定リストの所定欄に必要事項を記入するほか、指示漏れの文書ファイルがあれば追録し、指示外の処理を行った場合には、その旨を記載し、作業結果報告として文書主管課へ提出する。

(4) 文書主管課は、必要に応じて置換え作業が適正に行われたかどうか点検する。

3 前項の場合において、第47条の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその文書分類又は次条第1項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の文書分類及び同条第1項の保存期間により保存するものとする。

第3節 文書等の保存期間

(保存期間の種別)

第52条 文書の保存期間は特別の定めのあるものを除くほか次のとおりとする。

第1種 30年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 1年保存

第5種 1年未満保存

2 文書等の保存期間の基準は、前項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

(保存期間の設定)

第53条 主務課長は、前条に定める文書保存期間及び文書分類に従い、その所管する課等の文書等の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該文書等を保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、前条第1項に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総括文書管理者の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

3 第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

(1) 第1項の保存期間が1年未満の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日から起算して1年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日

(2) 第1項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日

4 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

第4節 文書等の利用

(事務室内の保管文書等の利用)

第54条 主務課の職員は、事務室内において保管されている文書等を利用するため第48条第2項の書棚等の適切な用具に収納されている文書を持ち出そうとするときは、文書管理担当者にその旨を申し出るものとする。

2 主務課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、文書管理担当者の指定する場所に返却するものとする。

(書庫等の保存文書等の利用)

第55条 主務課の職員は、第51条第1項の規定により書庫等に収納されている文書等を利用しようとするときは、文書管理システムの借覧要求により文書管理担当者にその旨を申し出るものとする。

2 前項の規定による申出があったときは、文書管理担当者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3 借覧期間は30日以内とする。ただし、期間内に返還し得ないときは更に第1項の手続きにより借覧することができる。

4 簿冊の整理その他主務課長において必要あるときは期間内でもこれを返還させ又は借覧を許可しないことができる。

(主務課の職員以外の職員への貸出し)

第56条 主務課の職員以外の職員が当該課等において保管している文書等を利用しようとするときは、文書管理システムの借覧要求により文書を主管する課の文書担当者にその旨を申し出るものとする。

2 文書管理担当者は、前項の規定による申出が適正であると認めたときは、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3 文書管理担当者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

4 借覧期間等については、第55条第3項及び第4項を準用する。

第5節 文書等の廃棄

(文書等の廃棄)

第57条 文書管理担当者は、文書等がその保存期間を満了したときは、当該文書等を廃棄するものとする。

2 文書管理担当者は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)については、当該文書の保存期間の経過前においても、総括文書管理者に、件名、廃棄予定年月日、廃棄方法及び保存する必要がなくなったと認めるに至った理由を示し、承認を得て廃棄することができる。

3 文書管理担当者は、前2項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決裁するものとする。

4 前項の場合において、文書管理担当者は、文書管理システムにより廃棄予定文書ファイルー覧表を作成し、起案文書に添付するものとする。

5 第1項又は第2項の規定により文書等を廃棄したときは、文書管理システムで管理する電磁的記録についても廃棄しなければならない。

6 文書管理担当者は、第1項及び第2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、その件名を歴史資料窓口に通知するものとする。ただし、第52条第1項の保存期間が1年及び1年未満の文書の場合は、この限りでない。

(歴史資料窓口への引継ぎ)

第58条 文書主管課長は、歴史資料窓口において保存する必要があると認めるものがある場合には、主務課長に当該文書の引継ぎを求めることができる。

2 文書管理者は、前項の規定により歴史資料窓口から文書の引継ぎを求められたときは、その文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。

3 文書主管課長は、前項の規定による引継ぎを受けた文書で、その作成後30年を経過したものについては、その文書の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、歴史資料窓口において引き続き保存する必要があるか否かを決裁することができる。

(廃棄の方法)

第59条 文書管理担当者は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、細断、消去等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に豊浦町情報公開条例第6条に規定する非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

第6章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)

第60条 文書管理者は、その所管する課等の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。

(秘密文書等の表示)

第61条 秘密文書で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとする。

2 前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第62条 文書管理者は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例第10条の規定に基づき当該秘密文書の開示の決裁があったときは、第60条の指定を解除するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第60条の指定が解除されたものとみなす。

3 文書管理者は、秘密文書について、当該秘密文書に記録された個人情報を開示する旨の決裁があったときは、当該決裁に関する限りにおいて第60条の指定を解除するものとする。

(秘密文書の取扱い)

第63条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

2 前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第61条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

(秘密文書の作成、配布等)

第64条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3 前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第65条 主務課長は、秘密文書を第3項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

2 前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課等の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3 秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

第7章 補則

(委任)

第66条 この規則に規定するもののほか、この規則の施行について必要な事項は、別に町長が定める。

附 則

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月26日規則第5号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成27年5月20日規則第7号)

この規則は、公布の日から施行する。

別表(第52条関係)

保存期間基準表

第1種

(1) 条例、規則、その他例規の設定に関する書類

(2) 議会の議決書、会議録その他会議に関する書類

(3) 重要たる事業計画及び実施に関する書類

(4) 所轄行政庁の令達、通牒その他、往復文書で重要な書類

(5) 訴願、訴訟、異議の申立に関する書類

(6) 職員の履歴書及び進退賞罰に関する書類

(7) 町史の資料となる書類

(8) 重要な契約書類

(9) 重要統計書類

(10) 財産営造物及び町債に関する重要書類

(11) 会計及び税務に関する重要な書類

(12) 事務引継ぎに関する書類

(13) 事務監査に関する書類

(14) その他永年保存の必要ある書類

第2種

(1) 学齢児童に関する書類

(2) 租税その他各種公課に関する書類

(3) 金銭物品に関する書類

(4) その他10年間保存の必要を認める書類

第3種

第1種及び第2種に属しないもので5年間保存の必要を認める書類

第4種

第1種、第2種及び第3種に属しない軽易な書類(随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。)

第5種

随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの

様式 略

豊浦町文書管理規則

平成17年4月1日 規則第9号

(平成27年5月20日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 規則第9号
平成19年3月26日 規則第5号
平成27年5月20日 規則第7号